Pola Administrasi GMKI

POLA ADMINISTRASI

GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA

Penanganan dan penerapan pola ataupun sistem administrasi pada suatu organisasi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan atau ditiadakan, mengingat bahwa sistem administrasi termasuk dalam seluruh rangkaian sistem kehidupan organisasi yang sedikit banyak mampu memberi warna dan menunjukkan keberadaan organisasi. Dengan kata lain dalam organisasi yang baik tentunya juga tidak terpisahkan dari kelancaran dan keterpaduan dalam menata dan menangani administrasi yang terdapat dalam organisasi.

Sistem administrasi GMKI pada dasarnya tidaklah semata-mata hanya berupa sistem kearsipan melainkan juga menyangkut mekanisme surat-menyurat walaupun mungkin khusus untuk mekanisme surat menyurat lebih ditekankan kepada etika yang berkenaan dan sejalan dengan model struktur, mekanisme kerja dan sistem organisasi.

Hingga dapat dikatakan bahwa penekanan dan perhatian kita lebih banyak terpusat atau terarah  dalam  menentukan bagaimana mekanisme surat menyurat, sementara untuk sistem kearsipan  hanya dipandang seolah-olah itu sesuatu yang akan mengikuti dengan sendirinya jika tidak boleh  dikatakan  diabaikan begitu saja. Hal seperti ini terlihat dari ketiadaan sistem kearsipan sama ( seragam ) yang berlaku dalam organisasi mulai dari tingkat Pusat ( Pengurus Pusat ) hingga pada tingkat cabang-cabang, padahal penerapan mekanisme surat-menyurat juga pada kenyataannya tidak jarang banyak mengalami penyimpangan dalam pelaksanaan dan penerapannya.

Dengan melihat kondisi seperti yang digambarkan diatas maka oleh karena itu dipandang perlu adanya pengaturan pola administrasi mulai dari tingkat Pusat ( Pengurus Pusat sampai ketingkat Cabang ( Badan Pengurus Cabang ) dan untuk memudahkan kita dalam memahaminya kita membaginya dalam 3 ( tiga ) bagian :

1.    Mekanisme Surat Menyurat

2.    Sistem Persuratan

3.    Sistem Kearsipan

Organisasi yang seragam dalam organisasi GMKI dengan tidak menutup kemungkinan terdapat penambahan-penambahan atau penyesuain pada setiap tingkatan disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik pada masing-masing tingkatan selama hal itu tidak menyimpang dengan ketentuan yang berlaku.

I.    MEKANISME SURAT MENYURAT

1.    Surat masuk dan keluar semuanya melalui penanggung jawab organisasi, program atau kegiatan ( Sekretaris ).

2.    Surat-surat keluar yang ditandatangani oleh Staf Sekretaris harus atas sepengetahuan dan atas nama Sekretaris. 

3.    Surat Keputusan dan sikap organisasi ditanda tangani oleh Ketua dan Sekretaris.

4.    Surat-surat yang sifatnya informatif tentang berbagai keputusan ataupun sikap organisasi yang sifatnya intern organisasi cukup ditandatangani oleh Sekretaris atau Staf  Sekretaris yang ditunjuk oleh Sekretaris.

5.    Surat-surat tidak dapat hanya ditandatangani oleh Ketua dan Staf Ketua.

6.    Lembaga-lembaga intern GMKI ( diluar PP GMKI dan BPC ) dipusat maupun dicabang dapat saling mengirimkan surat sejauh masih berada dalam lingkup GMKI atas sepengetahuan atau persetujuan atau sekurang-kurangnya ditembuskan kepada lembaga yang membentuknya ( PP GMKI atau BPC GMKI ).

7.    Lembaga-lembaga intern GMKI ( diluar PP GMKI dan BPC GMKI ) tidak dapat mengirimkan surat diluar ruang lingkup GMKI tanpa sepengetahuan atau persetujuan lembaga yang membentuknya ( PP GMKI atau BPC GMKI ).

II.   SISTEM PERSURATAN

A.    Model/Bentuk  Penulisan Surat.

Terdapat beberapa model atau bentuk penulisan surat yang dipergunakan secara luas dan umum, namun jika kita memperhatikan surat-surat yang ada pada kenyataannya tidak memenuhi model-model tersebut melainkan dibuat menurut “ model “ yang sudah menjadi tradisi sejak lama di organisasi.

Terlepas dari bentuk penulisan surat mana yang akan dipergunakan, hanya saja khususnya untuk jenis-jenis surat maka pada bagian akhir surat harus senantiasa dituliskan kata-kata “ UT OMNES UNUM SINT “ dan “ SYALOM “ sebagai identitas yang menjadi tradisi di GMKI.

B.   Kode Penomoran Surat

      Pembuatan kode penomoran surat Pengurus Pusat dan Badan Pengurus Cabang, secara umum dapat dibedakan menjadi dua bagian :

1.       Surat dalam lingkup GMKI disebut Intern Organisasi

2.       Surat diluar lingkup GMKI disebut Extern Organisasi

a.     Pengurus Pusat  GMKI

Contoh              :  290001/SU/INT/B/III/2005 untuk INTERN

                              290001/SU/EXT/B/III/2005 untuk EXTERN

                              290001/KW-I/Int/B/III/2005 untuk Intern

                              290001/KW-I/Ext/B/III/2005 untuk Extern

Keterangan       :

29 .....            Mununjukkan Kongres XXIX

0001 ...          Nomor surat mempergunakan 4 angka dalam  hal ini 0001 

SU ......          Sekretaris Umum  ( ditulis dengan huruf kapital )

INT .....          INTERN (  ditulis dengan  huruf kapital )

EXT ......        EXTERN  ( ditulis dengan huruf kapital )

Int ........         Intern untuk surat Korwil

Eks ......         Ekstern untuk surat Korwil     

B .......            Jenis surat yang dibuat

III ......            Bulan pembuatan surat yang dibuat

2005 .....        Tahun berjalan surat dibuat dalam hal ini tahun 2005

KW ......         Koordinator Wilayah ditulis untuk  Korwil yang bersangkutan.

b.       Badan Pengurus Cabang

Contoh :            :   - 001/S/INT/B/TMH/III/2005,   untuk INTERN

                              - 001/S/EXT/B/TMH/III/2005,  untuk EXTERN

Keterangan :

001 ......         Nomor surat mempergunakan 3 angka dalam hal ini nomor 007.

S ........           Sekretaris

INT ......         Idem

EXT .......       Idem

TMH .......      Akronim nama cabang dengan penulisan huruf kapital sebanyak 3 huruf , dalam hal ini Cabang Tomohon.

III .......           Idem

2005 ......       Idem   

c.     Lembaga intern diluar PP GMKI dan BPC

Contoh    :     - 001/S/INT/PKNL/B/III/2005 untuk intern

                      - 001/S/EXT/PBO/B/III/2005 untuk extern

Keterangan :

001 .......        idem

S ..........         idem

INT .......        idem

EXT .......       idem

PKNL .....      Akronim dari Lembaga ditulis sebanyak-banyaknya 5 huruf dengan sekurang-kurangnya 3 huruf dengan penulisan huruf kapital dalam hal ini Panitia  Konsultasi Nasional dan Lokakarya.

PBO .......      Pelaksanaan Buletin “ UT OMNES UNUM SINT “

B ............       idem

III ..........        idem

2005              idem

C.  Jenis Surat.

      Jenis Surat dimaksud terdiri dari :

a.   B ......         Surat Biasa

                        Surat jenis ini antara lain berupa surat keterangan, surat rekomendasi, surat mandat  dan lain-lainnya.

b.   T .....          Surat Tugas

                        Surat jenis ini berupa tugas organisasi atau lembaga.

c.   K .......        Surat Keputusan

                        Surat ini berupa keputusan organisasi  atau lembaga.          

D. Akronim Nama Cabang

      Akronim dari nama-nama cabang ditulis dengan huruf kapital sebanyak 3

      ( tiga ) huruf sebagai berikut :

      MDN ............. Medan                                     KPG ...........    Kupang

      PST ..............    Pematang Siantar                 DLI  ..........      Dili

      PSP .............     Padang Sidempuan              BJM ..........     Banjar Masin

      PDG .............    Padang                                  BJB  .........      Banjar Baru

      PKB .............     Pekanbaru                            PKR  ..........    Palangkaraya

      TRT .............     Tarutung                                SRD .........      Samarinda

      BDA ............     Banda Aceh                          PTA  ..........     Pontianak

      GST ..........       Gunung Sitoli                        BLP  ..........     Balikpapan

      JMB ...........      Jambi                                    UPD ...........    Ujung Pandang

      BKL ...........       Bengkulu                               TTR  ...........    Tana Toraja

      PLB ...........       Palembang                            PLP  ..........     Palopo

      PDL ...........       Bandar Lampung                  KDR   ..........   Kendari

      JKT ...........       Jakarta                                  PAL  ...........    Palu

      BGR .........        Bogor                                    POS  ..........    Poso

      BDG .........        Bandung                                TTN  ...........    Tentena

      SMD ........         Sumedang                            LWK  ..........    Luwuk

      DPK ..........       Depok                                   TMH   ..........   Tomohon

      SMG ........        Semarang                             BTG  .........     Bitung

      SLT ..........        Salatiga                                 MND   .........   Menado

      SLO .........         Solo                                       TDN   ..........   Tondano

      YYK .........         Yogyakarta                           AMB  .........     Ambon

      PWT .........        Purwokerto                           TNT  .........      Ternate

      MGL .........        Magelang                              TBL  .........      Tobelo

      SBY ..........        Surabaya                              SRG  ..........    Sorong

      JBR ..........        Jember                                  BIA  .........       Biak

      MLG ........         Malang                                  MRU ...........   Merauke

      DPS ........         Denpasar                              MNW .........     Monokwari

      MTR ........         Mataram                               NBR .........      Nabire

                                                                              JPR ..........      Jayapura

E.   Penulisan atau Pembuatan Surat

      Penulisan atau Pembuatan surat

a.    Pada kertas kepala surat ( Kop Surat ) yang asli bukan pada kertas Foto Copy

b.    Surat yang berupa tembusan atau pertinggal  dibuat sebagaimana surat tersebut ( Asli ) tidak boleh merupakan Foto Copy surat

F.   Kertas Kepala Surat ( Kop Surat ) dan Amplop Surat

1.    Kertas Kepala Surat

a.    Warna tinta pada kertas kepala surat ( kop Surat ) adalah “ warna biru organisasi “

b.    Ukuran huruf diatur dengan memperhatikan unsur-unsur keindahan, kerapihan, perbandingan ukuran kertas dan lainnya.

c.    Khusus  untuk  PP GMKI  dan BPC maka ukuran kertas kepala surat    ( kop surat ) yang dipergunakan adalah ukuran kertas folio, sedangkan untuk lembaga intern lainnya dapat ditentukan oleh lembaga yang membentuknya.

d.    Jenis kertas untuk kepala  surat ( kop surat ) PP GMKI dan BPC dapat dipilih berdasarkan kebutuhan termasuk dalam hal ini sama atau tidaknya jenis kertas untuk surat tembusan atau pertinggal, demikian perlu juga dengan lembaga intern yang dibentuk.

e.    Format tulisan kertas kepala surat :

e.1.    Pengurus Pusat dan Badan Pengurus Cabang

          -     Bagian Atas

i.      Logo GMKI sebelah kiri

ii.     Nama Lembaga

iii.    Tulisan Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia

iv.   Penulisan ii dan iii dalam bahasa inggris ( jika dicantumkan terletak disebelah kanan bawah ii dan iii )

v.    Alamat sekretariat dan nomor telepon jika memiliki telpon ii, iii, iv, dan v terletak disebelah kanan i.

-     Bagian bawah hanya diisi dengan tulisan tema dan sub tema GMKI dalam masa bakti berjalan.

e.2.    Lembaga intern lainnya dapat menentukan variasi tambahan lainnya jika dipandang perlu.

2.   Amplop

a.    Warna tinta pada amplop sama dengan pada kertas kepala surat ( Kop Surat )

b.    Ukuran amplop yang dipergunakan adalah yang berbentuk panjang putih, jika dibutuhkan maka dapat disesuaikan.

c.    Format tulisan bagian luar serupa dengan format pada kertas kepala surat bagian atas.

G.  Stempel

      Stempel yang dimaksud disini alah menyangkut  bentuk kepala  dan ukuran stempel yang dibuat dan dipergunakan dalam surat menyurat. Meski memang hanya untuk kebutuhan persuratan, namun tidak dapat dipisahkan dengan pemakaian stempel untuk kebutuhan lainnya.

a.    Pengurus Pusat

      Stempel untuk Pengurus Pusat berbentuk bulat sebagaimana yang dipergunakan selama ini.

b.    Badan Pengurus Cabang

Bentuk dan ukurannya sama dengan stempel Pengurus Pusat, perbedaannya terletak pada ukuran salib yang terdapat pada stempel BPC dimana ukurannya lebih kecil.

c.    Lembaga Lainnya.

-                      Bentuknya adalah persegi panjang dengan ukuran yang berbeda antara lembaga yang dibentuk PP GMKI dan BPC GMKI

-                      Stempel dibagi atas dua ruang, terdiri dari ruang pertama nama lembaga dan ruang kedua terdapat logo GMKI

III.  SISTEM KEARSIPAN

A.     Jenis-jenis barang yang diarsipkan :

1.       Surat

2.       Produk Keputusan Organisasi ( Kongres, Konpercab, Muskom/RLA dan Sidang Pleno )

3.       Album Kegiatan

4.       Atribut Organisasi

5.       Barang-barang cetakan tertulis :

-          makalah kegiatan ( intern dan extern )

-          Materi Ceramah

-          Buku-buku

-          Majalah dan Buletin

6.     Hasil Pelaporan Kegiatan oleh lembaga

B.     Penyusunan Surat

1.       Surat

          Pengarsipan surat dususun berdasarkan masa bakti dan jenis surat

2.       Produk Keputusan Organisasi

          Disusun berdasarkan jenis instansi pembuat keputusan dan waktu keputusan dibuat.

3.       Album Kegiatan

          Disusun berdasarkan waktu dan jenis kegiatan

4.       Atribut Organisasi

          Disusun berdasarkan abjad

5.       Barang Cetakan

a.       Makalah disusun berdasarkan :

-              Extern dan intern

-              Masa bakti atau waktu

-              Abjad

b.       Materi Ceramah disusun berdasarkan :

-              Extern dan intern

-              Masa Bakti atau Waktu

-              Abjad

c.       Majalah atau buletin

-              Extern atau Intern

-              Masa Bakti atau Waktu

-              Jenis ( Majalah atau Buletin )

-              Nama, berdasarkan abjad

-              Edisi atau nomor penerbitan

6.       Pelaporan Hasil Kegiatan disusun berdasarkan :

-              Masa Bakti atau waktu

-              Jenis Kegiatan

C.    Kode Pengarsipan

        Dalam pengarsipan diperlukan adanya pemberian kode terhadap seluruh benda-benda-benda yang diarsipkan. Pemberian kode ini berguna agar memedahkan untuk pencarian benda yang diarsipkan tersebut. Menyusun pemberian kode pengarsipan didasarkan kepada :

1.          Jenis Barang

2.          Masa Bakti atau Waktu.